Pin Up & Burlesque Party vol. 2 - organizacja imprezy od podszewki

Dzisiejszy post nie będzie relacją z sobotniej imprezy, ale wpisem dotyczącym organizacji tego typu przedsięwzięcia. Trochę jako przestroga dla wszystkich tych, którzy w przyszłości zamierzają zająć się różnego rodzaju wydarzeniami, trochę jako poradnik, bo jak wiadomo najlepiej uczyć się na błędach. Cudzych.
Nie jestem ekspertem od organizowania imprez, ale po dwóch edycjach Pin Up & Burlesque Party wiem na pewno więcej, niż wcześniej. Nie jestem już tylko uczestnikiem, ale stoję po drugiej stronie, znacznie ciemniejszej. Nie martwcie się, nie będę marudzić ani wskazywać nikogo palcem. Jako organizator w pełni ponoszę odpowiedzialność za wszystko to, co dzieje się podczas imprezy, ale jestem tylko człowiekiem i nie mam wpływu na pracę innych osób.
Czy gdybym była wśród sobotniej publiczności - byłabym zadowolona z tego wieczoru? I tak, i nie.
Na pewno zachwyciłyby mnie profesjonalne pokazy - Betty Q to poziom światowy, począwszy od zachowania poza, jak i na scenie, to samo mogę powiedzieć o Red Julietcie oraz Loli DeVille.
Byłabym zachwycona koncertem - Monkey and the Baboons pokazali, jak powinien wyglądać muzyczny występ na tego typu imprezie.

Budżet
Słowo klucz, które najczęściej występuje w parze ze zdaniem "nie stać nas na to". To budżet określa zarówno miejsce, w którym odbędzie się wasza impreza, jak i artystów, którzy na niej wystąpią. Na początku zaczynacie od klubu, w którym bardzo byście chcieli organizować wydarzenie, za chwile okazuje się, że możecie tylko o tym pomarzyć. Zawsze oczywiście można i należy negocjować.
Sytuacja idealna (i najczęściej utopijna) to sponsor imprezy, który pokrywa część kosztów, w zamian za reklamę, logo i inne świadczenia przed i w trakcie trwania imprezy. O wiele łatwiej pozyskać od sponsora/partnera imprezy produkty potrzebne w trakcie wydarzenia niż gotówkę, która zasili wasz budżet. Nie jestem PR-owcem, działam intuicyjnie. Brak sponsora podczas pierwszej imprezy zupełnie mnie nie dziwił, w końcu pierwsza edycja, organizowana przez zupełnie nieznane osoby, nie gwarantowała sukcesu. Jednak przy okazji drugiej, wydawało mi się, że znalezienie marki chętnej do udziału w imprezie nie będzie już takim problemem. Jasne, nie jest to jakieś wielkie wydarzenie, ale kto wie, jak będzie w przyszłości (tutaj pozwalam sobie na nutkę optymizmu).

wostok-photography.com

Czasem warto jednak zainwestować w rozwijającą się imprezę, która ma stałą ilość odbiorców - gotowych wydać gotówkę nie tylko na bilet, ale także na produkty związane z pewnym stylem życia.
Najwyraźniej słaby ze mnie gracz, skoro nie potrafiłam przekonać do tego wiele łódzkich (bieliźnianych, kosmetycznych czy spożywczych) i polskich marek.
Wracając do budżetu. Jeśli na starcie wynosi on zero, waszymi jedynymi wpływami są te pozyskane ze sprzedaży biletów. Wówczas dopiero tak naprawdę wiecie, czy do imprezy dopłacicie (wersja pesymistyczna), wyjdziecie na zero (wersja rzeczywista), coś zarobicie (wersja optymistyczna).
Zakładajcie niespodziewane wydatki, o których wcześniej zapomnieliście. Zawsze takie się znajdą.

Miejsce
Wybór klubu na imprezę nie jest łatwą sprawą. Po poprzedniej edycji, najczęściej pojawiającym się zarzutem, był panujący w Luce ścisk, mała scena, której wielkość uniemożliwiła wielu osobom zobaczenie tego, co się na niej działo oraz brak zakazu palenia w lokalu. Dla nas, jako organizatorek, dużym minusem było małe zaplecze - jedna malutka garderoba to trochę za mało, jak na tyle występujących osób.
W związku z wyżej wymienionymi niedogodnościami, postanowiłyśmy przenieść imprezę do klubu, który:
a) pomieści znacznie więcej osób
b) będzie dysponował dużą i wysoką sceną
c) zapewni zaplecze dla 5-osobowego zespołu i ich instrumentów, trzech występujących artystek i ich ekwipunku, 6 uczestniczek metamorfoz, stanowisko dla 2 makijażystek i fryzjerki, garderoby do przechowania wszystkich ubrań potrzebnych do pokazu
d) pozwoli na rozłożenie małego atelier dla Pin Up Project w trakcie metamorfoz oraz podczas imprezy
e) nie spłonie w trakcie występu Loli DeVille 

Uwierzcie, że znalezienie takiego miejsca, za rozsądną cenę jest sporym wyzwaniem.  Pamiętajcie, że wynajmując klub płacicie za lokal, za akustyka, za ochronę. Nie wszystkie kluby posiadają takie światła, jakie byście chcieli mieć na pokazach ( wynajęcie świateł to też niemały wydatek), nie wszystkie mają dymiarki.

Wybór Dekompresji był dla nas, jako organizatorek, najsensowniejszym pomysłem. Po pierwszej imprezie, na której bawiło się około 300 osób ( a wielu chętnych zostało odprawionych z kwitkiem), liczyłyśmy na porównywalne zainteresowanie. Gdyby klub zapełniło ponad 500 osób, na pewno wyglądałoby to znacznie lepiej.

Dla jednych poprzedni lokal był bardziej klimatyczny, umożliwiał większą integrację z uczestnikami, dla innych ta wymuszona integracja, wynikająca z braku miejsca, była sporym problemem.

Jasne, że marzy mi się impreza w eleganckim klubie, z przemiłą ochroną i trunkami podawanymi wyłącznie w szklanych pojemnikach. Ale...patrz punkt wyżej.

Jako Organizatorki imprezy nie odpowiadamy natomiast ani za jakość podawanego alkoholu, ani za sposób jego serwowania (Dekompresja podaje piwo w plastikach, jak pewnie wiele innych miejsc). Nie mamy także wpływu na zachowanie ochroniarzy.

Pokazy
Organizując harmonogram pokazów zastanawiałyśmy się, czy lepiej zostawić dłuższe przerwy między poszczególnymi punktami programu, pozwalające na zejście do baru czy inną czynność wymagającą chwili czasu, czy jednak ograniczyć je do minimum. Wybór padł na opcję drugą z tego względu, że dostępność dwóch sal sprawiała, że i tak publiczność przemieszczała się między górą, a dołem. Gdyby przerwy były dłuższe, jak w przypadku oczekiwania na koncert ( co jest oczywistością, gdyż zespół musi rozłożyć sprzęt), sporo osób zeszłoby zapewne na dół. Sama musiałam chodzić po dolnej sali i informować stojące tam osoby, że koncert właśnie się rozpoczyna.
Oczywiście sytuacją idealną byłoby, gdyby między występami na scenie pojawiał się doskonale przygotowany konferansjer, który zabawiałby publiczność i umilał jej czas oczekiwania anegdotami, dowcipami. Mogła polecieć też muzyka - wprawdzie płyta była przygotowana i w pewnym momencie akustyk zorientował się, że chyba trzeba coś puścić, ale można było to lepiej zorganizować.
Brakowało też na dolnej sali mikrofonu, przez który można byłoby ogłaszać poszczególne punkty harmonogramu.
Wybór konferansjera to także spore wyzwanie i jak się okazuje, nie zawsze trafne. Żadna z nas nie miała czasu na to, by w trakcie przerw między pokazami wskoczyć jeszcze na scenę i zapowiedzieć to i owo. Może trzeba było jednak tak zrobić, w tamtym momencie, brak przygotowania pewnych osób, zaskoczył nas tak samo, jak zapewne i was.   

Partnerzy imprezy
Organizując wydarzenie tego typu współpracujecie z wieloma osobami. Najczęściej znacie je tylko wirtualnie, a wasz kontakt opiera się głównie na mailach i rozmowach telefonicznych. Nie jest to sytuacja idealna, najlepiej byłoby spotkać się osobiście, przedyskutować wszystkie punkty imprezy, tak aby każdy jej punkt był jasny dla każdych stron (argument - bo ja to inaczej zrozumiałem/am to najczęściej pojawiające się hasło, które słyszałam).
 I co najważniejsze - miejcie wszystko na papierze, w mailu. Zapomnijcie o tym, że ktoś potwierdzi to, co mówił telefonicznie, jeśli teraz nie jest mu to na rękę. Umowa gentlemeńska nie trafia do każdego. Spisujcie umowy, zabezpieczcie się na każdy możliwy sposób, bo może okazać się, że w dniu imprezy zostaniecie bez kilku ważnych rzeczy. Oczywiście wśród waszych partnerów imprezy pojawią się osoby mega profesjonalne, z którymi współpraca będzie czystą przyjemnością. I tak też było w większości u nas. Pomoc i pozytywna energia znajomych i przyjaciół, to rzecz, której nie da się wycenić!

Brak stoisk marek odzieżowych 
W trakcie pierwszej edycji obecne były stoiska kilku polskich marek odzieżowych, głównie tych, które uczestniczyły w pokazach. Podczas drugiej edycji chciałyśmy rozszerzyć ofertę i zaprosiłyśmy do udziału sporą listę sklepów z ubraniami i dodatkami w stylu retro/pin up i rockabilly. Tym razem nie ograniczała nas ilość miejsca, jak w Luce.
90% osób nie odpowiedziała w ogóle na maile ani wiadomości przesłane przez Facebooka. Jeśli tak wygląda kontakt klient - sklep, gratuluję. Kilka osób odpowiedziało odmownie. Jedna była zainteresowana. W tym wypadku nie mogłyśmy zrobić nic więcej.
 
Przed i w trakcie imprezy
Pamiętajcie, że jako organizatorzy wydarzenia raczej nie obejrzycie pokazów i nie postoicie się za często przed sceną ze znajomymi. Przyklejeni do telefonu, będziecie odpowiadać na tysiąc pytań na minutę, rozwiązywać problemy, które nagle zaczynają gromadzić się w tempie ekspresowym, biegać między salami i sprawdzać, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Będziecie zmęczeni, często źli, będziecie chcieli wyjść ze swojej własnej imprezy. Będziecie się zastanawiać czy wyjdziecie na zero, czy może już powinniście dzwonić do banku po pożyczkę. Jeśli zaczniecie się bawić, to wtedy kiedy inni będą już tę zabawę kończyć.

Fot. wostok-photography.com

Pół roku przygotowań wyssało ze mnie sporo energii, ostatnie dwa dni były jakimś koszmarem. Na szczęście były osoby, które pomogły mi to przetrwać. Na szczęście nie organizowałam tego sama ( Ina von Black zapewne czuła się podobnie). Na szczęście widziałam, że jednak pomimo wielu niedociągnięć, bawicie się dobrze. Tańczycie, krzyczycie, jesteście uśmiechnięci. Jesteście z nami i dodajecie nam otuchy. Mówicie, że warto to robić, że trzeba uczyć się na błędach, że nigdy nie będzie idealnie.
I za to wam wszystkim dziękuję!
Jeśli kiedykolwiek zorganizujecie imprezę tego typu - w eleganckim lokalu, z miłą obsługą, wykwintnym barem, doskonałymi pokazami i koncertem, zaprosicie marki związane z klimatem - zaproście mnie. Chętnie dowiem się, jak się takie wydarzenia organizuje. 

Relacja ze zdjęciami z imprezy pojawi się wkrótce - jeśli chcecie być na bieżąco - zajrzyjcie na nasz profil na Facebooku.